La legge 26 febbraio 2021 n. 21 (pubblicata in G.U. del 01/03/2021) ha convertito il Decreto Legge n. 183 del 31/12/2020 (cd. Decreto “Mille proroghe”), che all’art. 3, comma 6 già prevedeva una proroga dell'art. 106, D.L. 18/2020 (cd. Decreto “Cura Italia”) in materia di termini e modalità di svolgimento delle assemblee delle società di capitali (comprese le società cooperative), con sistemi alternativi alla presenza fisica, durante il periodo della pandemia da COVID-19.
Come noto, l’art. 106 del D.L. 18/2020 (cd. Decreto “Cura-Italia”) rappresenta una norma speciale di carattere temporaneo, introdotta dal legislatore al fine di agevolare le predette società nel tempestivo e corretto adempimento degli obblighi civilistici di approvazione del bilancio d’esercizio e di svolgimento delle assemblee, durante l’attuale fase di emergenza epidemiologica.
Pertanto, ancorché per un periodo limitato, essa supera le previsioni e i vincoli imposti dagli articoli del Codice Civile in materia, che, ordinariamente, in base all’art. 2364 del codice civile, impongono la necessità di specifica previsione statutaria per la facoltà di avvalersi - nel solo caso di esistenza di bilancio consolidato, oppure di particolari esigenze relative alla struttura e all’oggetto della società – del più ampio termine di 180 giorni per l’approvazione del bilancio (previa delibera del Consiglio di Amministrazione in merito).
Con l’art. 106 – nella versione originaria ed in quelle successive – è stata sancita la possibilità delle società di fruire, ex lege, del rinvio a 180 giorni per l’approvazione del bilancio d’esercizio, a prescindere dalle relative previsioni statutarie, considerando che la situazione di emergenza sanitaria epidemiologica da COVID-19 e le conseguenti misure di restrizioni adottate dal Governo per il contrasto ed il contenimento sull’intero territorio nazionale della diffusione del virus, costituiscono valide ragioni che giustificano il ricorso al maggiore termine per la convocazione dell’assemblea di bilancio.
Inoltre, sempre temporaneamente, tale norma speciale ammette, anche in deroga alle diverse regole statutarie, sia la possibilità di svolgimento delle assemblee ordinarie e straordinarie mediante mezzi di telecomunicazione, sia l’utilizzo del voto “a distanza”, previa indicazione di tali modalità nell’avviso di convocazione delle assemblee.
Rispetto al testo del D.L. 183/2020, in sede di conversione in legge, nel nuovo art. 3 comma 6 sono state introdotte le seguenti tre modifiche di rilievo:
· Il termine fino al quale opera il regime speciale del citato art. 106 viene allungato dal 31 marzo 2021 al 31 luglio 2021, senza più riproporre l’alternativa del minor termine legato alla preventiva cessazione dello stato di emergenza.
Il legislatore, inoltre, utilizzando l’espressione “assemblee tenute”, collega la scadenza del nuovo termine all’effettiva celebrazione della riunione assembleare.
Pertanto, potranno beneficiare della proroga ex lege dell’approvazione del bilancio a 180 giorni, delle modalità di svolgimento delle assemblee alternative alla presenza fisica e dell’espressione del diritto di voto “a distanza”, anche in deroga alle proprie previsioni statutarie, solamente le assemblee che si svolgeranno effettivamente entro il 31 luglio 2021 (non avendo invece rilievo la mera convocazione dell’assemblea entro tale data).
Quindi le assemblee di società che si svolgeranno dal 1° agosto 2021 torneranno ad essere disciplinate dalle regole statutarie, dalle norme ordinarie del Codice Civile e da eventuali regimi speciali propri;
· Rispetto alla formulazione originaria, la nuova versione dell’art. 106, comma 1, riserva l’allungamento dei termini per l’approvazione del bilancio d’esercizio alle sole società il cui esercizio coincida con l’anno solare (“..l'assemblea ordinaria è convocata per l’approvazione del bilancio al 31 dicembre 2020 entro centoottanta giorni dalla chiusura dell’esercizio”).
Dunque, sebbene non appaia comprensibile l’esclusione delle società con esercizio non coincidente con l’anno solare dall’applicazione della norma, alla luce del nuovo tenore letterale della stessa, il maggior termine di 180 giorni è riconosciuto solamente per l’approvazione dei bilanci relativi agli esercizi sociali chiusi al 31/12/2020.
· Sempre nel comma 1 dell’art. 106, è stato cancellato l’ulteriore maggior termine che la norma, nella versione precedente, riconosceva alle società cooperative che applicassero la procedura deliberativa delle assemblee separate. Anche per queste, il termine ultimo per l’approvazione del bilancio chiuso al 31/12/2020, sarà il 31 luglio 2021.
Con riferimento alle novità introdotte, nella tabella che segue si riportano le date ultime per gli adempimenti legati alla procedura di approvazione dei bilanci chiusi al 31/12/2020.
Entro il 30 maggio 2021:
Adunanza del Consiglio di Amministrazione per l’approvazione del progetto del bilancio d’esercizio 2020 e relativa comunicazione del progetto, ex articolo 2429 c.c., al collegio sindacale e al soggetto incaricato della revisione legale dei conti;
Entro il 14 giugno 2021:
Deposito, ex articolo 2429 c.c., del progetto del bilancio d’esercizio 2020 nella sede della società, insieme con le relazioni degli amministratori, dei sindaci e del soggetto incaricato della revisione legale dei conti, durante i quindici giorni che precedono l'assemblea;
Entro il 29 giugno 2021:
Convocazione dell’assemblea dei soci, deputata all’approvazione del bilancio d’esercizio relativo al 2020 in prima convocazione ed eventualmente, in seconda convocazione, entro i successivi 30 giorni e cioè entro il 29 luglio 2021.
Si riassumono di seguito le modalità per lo svolgimento delle assemblee mediante mezzi di telecomunicazione.
Avviso di convocazione
L’avviso di convocazione di una assemblea che avviene esclusivamente tramite mezzi di telecomunicazione, in difetto di una specifica previsione di statuto che disciplini tale ipotesi, deve necessariamente:
· evidenziare che “la partecipazione alla Assemblea avverrà esclusivamente per il tramite di mezzi di telecomunicazione;
· indicare il mezzo di telecomunicazione scelto e le specifiche modalità con cui questo stesso sarà attivato a cura della società;
· individuare come il luogo in cui si tiene l’assemblea quello da cui è collegato il Presidente ovvero, nel caso di assemblea straordinaria, dove quello da cui è collegato il Notaio. In caso di assemblea ordinaria si suggerisce di metter come luogo in cui si tiene l’assemblea quello da cui è collegato il Presidente in quanto il segretario viene nominato dall’Assemblea e quindi non è noto al momento della convocazione;
· determinare come (ad es. via e-mail) e in che tempi trasmettere alla cooperativa le deleghe eventualmente possedute dei soci (ad es. predisponendo un apposito format allegato all’avviso di convocazione).
Per il resto l’avviso di convocazione in quanto tale, sotto il profilo formale, potrebbe non essere difforme da quello usuale di un’assemblea dei soci.
Si potrà, eventualmente, di valutare l’opportunità di inserire all’ordine del giorno l’approvazione del regolamento di funzionamento dell’assemblea stessa che dovrà tener conto:
a) delle specifiche regole di identificazione dei legittimati e dei sistemi di votazione eventualmente previsti dallo Statuto sociale;
b) delle funzioni e modalità di attivazione e funzionamento della piattaforma di telecomunicazione scelta;
c) dei vincoli della situazione attuale e del quadro normativo conseguente che da un lato limita - se non addirittura impedisce - ogni forma di assembramento e interazione fisica, quantomeno ai fini degli adempimenti societari in discussione, e dall’altro costringe ad una forma assembleare esclusivamente “virtuale”, quindi, senza un avere propria assemblea fisica.
Se, ad esempio un’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio, che vede come data di prima convocazione un termine in cui siano mantenute in tutto o in parte le limitazioni agli spostamenti individuali, difficilmente potrà dirsi validamente convocata, se ai soci non sarà consentito prendere visione del bilancio stesso in tutte le sue parti nei termini previsti dal 2429 cod. civ. (15 giorni prima dell’assemblea) con mezzi diversi (ad es. pubblicazione sul sito della società, invio integrale via mail ecc.) da quello del mero deposito presso la sede sociale. Infatti, ai sensi dei D.P.C.M. 8 e 9 marzo e 10 aprile 2020 e s.m.i., i soci sono impossibilitati a recarsi presso la sede della società per consultare il documento in parola. Pertanto, un avviso di convocazione rispondente al contesto attuale dovrebbe dare evidenza anche della modalità con cui il socio può materialmente prendere visione del bilancio.
Svolgimento dell’assemblea
In primo luogo, il Presidente deve procedere all’attivazione del collegamento, ovviamente anche per il tramite dei propri collaboratori, alla data, all’ora e secondo le modalità indicate nell’avviso di convocazione.
Il Presidente una volta verificato che il collegamento è funzionale allo svolgimento dell’assemblea la dichiara aperta e deve procedere ad identificare, anche ai fini del verbale e alla determinazione dei quorum, i presenti, in proprio o per delega.
Della procedura con cui si sono identificati i partecipanti e le deleghe nonché della conseguente determinazione dei quorum costitutivi e deliberativi, si deve dare atto nel verbale.
Iniziata la trattazione dell’ordine del giorno si pone la questione di come gestire l’eventuale interruzione o l’eventuale assenza del collegamento.
Ø Nel caso in cui il collegamento difetti fin dall’inizio per tutti i partecipanti, lo svolgimento sarà evidentemente impedito dall’irregolare avvio dei lavori. In questo caso l’assemblea è da considerarsi come “non tenuta” a causa del blackout dei sistemi e il Presidente dovrà procedere alla stesura del relativo verbale, considerando - sotto questo profilo - l’assemblea come fosse andata totalmente deserta.
Se si trattava di una prima convocazione, ovviamente, l’assemblea si intenderà riaggiornata alla seconda (nell’ipotesi che questa sia già stata fissata nell’avviso di convocazione). Se si trattava di una seconda convocazione (nell’ipotesi che questa non sia stata fissata nell’avviso di convocazione della prima) occorrerà procedere ad una nuova convocazione.
Ø Nel caso in cui il collegamento, inizialmente instaurato, venisse meno, per tutti i partecipanti, durante i lavori, questi dovranno essere momentaneamente interrotti ad opera del Presidente.
Se non sarà possibile ripristinare il collegamento in tempi congrui, l’assemblea deve essere definitivamente sospesa, verbalizzando le attività svolte, comprese le delibere eventualmente assunte fino a quel momento.
Ferma la possibilità di procedere alla convocazione di una nuova assemblea in data successiva (verificata la compatibilità con l’eventuale scadenza di termini, per es. per l’approvazione del bilancio d’esercizio), la prosecuzione dei lavori assembleari potrà altresì essere realizzata attraverso il rinvio della stessa, in applicazione analogica di quanto previsto dall’art. 2374 codice civile.
Poiché l’ordinamento non prevede un potere del Presidente di rinviare d’ufficio l’assemblea, è necessario che, anche nel caso di specie, il rinvio sia disposto sulla base di una delibera assembleare. Si suggerisce, pertanto, in apertura dei lavori assembleari - la votazione sulla proposta di rinviare i lavori dell’assemblea nel caso di interruzione del collegamento. La delibera dovrà indicare il giorno e l’ora scelti per il rinvio che - prudenzialmente e per analogia di quanto previsto dall’articolo 2374 cod. civ.- non potrà essere fissato oltre i 5 giorni dalla data dell’adunanza rinviante.
L’adunanza che si svolge a seguito della richiesta di rinvio è una prosecuzione di quella nella quale il rinvio è stato richiesto.
Da tale principio, che riconosce carattere unitario all’assemblea rinviante e a quella successiva, discendono alcune conseguenze:
- non è necessaria una nuova formale convocazione dell’assemblea;
- la legittimazione all’intervento e all’esercizio del diritto di voto spetta a coloro che erano legittimati a intervenire e a votare nell’assemblea rinviata (anche se tra l’assemblea sospesa e l’assemblea di continuazione abbiano perduto il diritto di intervento);
- il quorum costitutivo accertato in apertura dell’adunanza rinviante, s’intende sussistere anche nell’assemblea di continuazione senza necessità di alcun ulteriore accertamento;
- il controllo della legittimazione dei nuovi intervenuti risulta funzionale alla verifica del solo quorum deliberativo;
- le funzioni di Presidente dell’assemblea di continuazione sono svolte dal soggetto designato ad assumere tale incarico secondo la disciplina e la situazione vigente all’atto dello svolgimento di detta assemblea di continuazione;
- le deleghe rilasciate per l’adunanza rinviante possono essere utilizzate nell’adunanza di continuazione;
- coloro che siano intervenuti all’adunanza rinviante e poi non partecipino alla adunanza di continuazione devono essere considerati come se avessero abbandonato l’assemblea durante il corso dei lavori; viceversa, il caso di chi partecipi all’adunanza di continuazione senza aver partecipato all’assemblea rinviante va equiparato a quello dell’ingresso in sala a lavori assembleari già avviati.
Nel caso in cui o in corso di svolgimento dell’assemblea si interrompa il collegamento solo per alcuni dei partecipanti si ritiene che l’assemblea continui regolarmente il suo svolgimento con la partecipazione dei soci collegati, fatto salvo, ovviamente, il rispetto dei quorum costitutivi e deliberativi.
Il Presidente, quindi, nel verbale, dovrà dare atto della situazione che si è determinata indicando:
a) i soci, di cui ha evidenza o notizia, che si sono trovati nell’impossibilità di collegarsi fin dall’inizio;
b) quelli rispetto ai quali il collegamento è venuto meno in corso di svolgimento (indicando in questo caso l’ora in cui collegamento si è interrotto) e la conseguente variazione del quorum deliberativo causata dall’abbandono della riunione dei soci in parola.
Per quanto attiene lo svolgimento delle votazioni nelle assemblee tenute tramite gli strumenti di tele conferenza il voto può essere espresso solo il voto in forma palese.
Quando lo statuto della società si avvale della deroga al principio generale del voto palese e prevede l’elezione delle cariche sociali esclusivamente per il tramite del solo voto segreto, ci si trova di fronte ad una situazione che rende impossibile l’utilizzo della teleconferenza per l’espressione del voto stesso. In questo caso la scelta più opportuna è chiedere all’assemblea di deliberare il rinvio dell’elezione delle cariche ad altra assemblea da convocarsi allorquando si potranno tenere nuovamente assemblee secondo il principio della riunione in presenza fisica.
Infine, nell’ipotesi in cui non vi sia nello statuto o nel regolamento alcun cenno allo svolgimento delle assemblee mediante mezzi di telecomunicazioni, si consiglia al Presidente dell’assemblea, subito dopo avere dichiarata aperta la seduta, di procedere alternativamente:
· a mettere in votazione un regolamento redatto sulla base dei principi sopra illustrati precedentemente e in cui sono definite le regole di funzionamento dell’Assemblea (ovviamente se questo punto è previsto all’ordine del giorno);
· oppure, avvalendosi dei poteri di direzione che gli sono riconosciuti dall’articolo 2371 cod. civ., ad illustrare ai soci quanto accadrà, con linee guida magari preliminarmente condivise con gli organi di controllo (quando questi sono presenti); modalità che può essere utile ai fini della successiva verbalizzazione ma anche ai soci per orientarsi nella partecipazione alla riunione virtuale.
Francesco Agresti