Assetti organizzativi, amministrativi e contabili

Il secondo comma dell’articolo 2086 del codice civile, modificato dall’articolo 375 del Decreto Legislativo 12 gennaio 2019, n. 14 recante il Codice della Crisi d’Impresa e dell’Insolvenza, anche nella nuova rubricazione “Gestione dell’Impresa” stabilisce che “L’imprenditore, che operi in forma societaria o collettiva, ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale, nonché di attivarsi senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi ed il recupero della continuità aziendale.”

L’introduzione del suddetto comma fa quindi ricadere sull’imprenditore, sia in forma societaria che in forma collettiva, l’obbligo di:

1. istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato;
2. istituire tale assetto anche con lo scopo di rilevare tempestivamente la crisi dell’impresa e la perdita della continuità aziendale;
3. attivarsi senza indugio, qualora venga rilevata la crisi, per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi ed il recupero della continuità aziendale.

Il primo ed il secondo comma dell’articolo 3 del Codice della Crisi, come modificato dal D.Lgs. 17 giugno 2022, n. 83, ripropongono gli stessi concetti nella prospettiva di prevenzione della crisi di tutte le tipologie di impresa, ampliando quindi la platea dei destinatari ed obbligando:

1. l’imprenditore individuale ad adottare misure idonee a rilevare tempestivamente lo stato di crisi e assumere senza indugio le iniziative necessarie a farvi fronte;
2. l’imprenditore collettivo ad istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato ai sensi dell’articolo 2086 del codice civile, ai fini della tempestiva rilevazione dello stato di crisi e dell’assunzione di idonee iniziative.

Il terzo comma dell’art. 2381 del codice civile dispone che, nel caso siano stati istituiti organi delegati, il consiglio di amministrazione determina il contenuto, i limiti e le eventuali modalità della delega e può sempre impartire direttive agli organi delegati e avocare a sé operazioni rientranti nella delega. Sulla base delle informazioni ricevute valuta l’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società; quando elaborati, esamina i piani strategici, industriali e finanziari della società; valuta, sulla base della relazione degli organi delegati, il generale andamento della gestione.

Poiché né il codice civile, né il Codice della Crisi d’impresa definiscono gli assetti organizzativi, la loro definizione va ricercata in campo aziendalistico.

Si può affermare che gli assetti organizzativi sono un presidio avanzato. La nostra disciplina tradizionale guarda i profili patrimoniali, mentre, in realtà, le prime avvisaglie della crisi d’impresa si hanno generalmente sul piano finanziario.

Gli assetti ci stanno portando a spostare l’attenzione sul piano finanziario rispetto a quello statico patrimoniale.

Un assetto contabile adeguato deve far capire se vi è la cassa oppure no, se i flussi finanziari sono adeguati oppure no, vale a dire se gli stessi abbiano la capacità di adempiere alle obbligazioni alle previste scadenze.

Come sopra accennato l’ordinamento stabilisce che l’assetto sia adeguato rispetto al profilo dimensionale della società e rispetto alla natura dell’attività di impresa effettivamente esercitata.

Ciò comporta la necessità di valutare ex ante la struttura dell’assetto adottando discrezionalmente le soluzioni maggiormente indicate in funzione delle caratteristiche dell’impresa tenendo conto di un generale canone di proporzionalità in relazione sia alle dimensioni dell’impresa e sia alla natura dell’attività esercitata, secondo scelte che si rilevino sorrette da razionalità economica.

Ne consegue che nelle imprese di minori dimensioni, o con attività poco complesse, l’applicazione di quanto disposto dal secondo comma dell’articolo 2086 del codice civile e dei commi primo e secondo dell’articolo 3 del Codice della Crisi dovrebbe essere soddisfatta con la predisposizione di protocolli organizzativi che, anche se semplici e ridotti alle tipologie funzionali più elementari, risultino comunque adeguati rispetto alle caratteristiche dell’impresa.

L’ordinamento della società di capitali individua una ripartizione di competenze tra differenti organi societari per garantire che gli assetti, se istituiti, risultino adeguati.

Come si evince dalle previsioni recate dall’articolo 2381 del codice civile, sopra commentato, e dall’art. 2403 del codice civile:

• gli organi delegati, se istituititi, curano che l’assetto organizzativo, amministrativo e contabile sia adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa;
• il consiglio di amministrazione, sulla base delle informazioni ricevute dagli organi delegati, o acquisite direttamente nel caso in cui non siano stati istituiti gli organi delegati, valuta l’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile ed il generale andamento della gestione;
• il collegio sindacale vigila sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo corretto funzionamento.

Spetterà quindi al Consiglio di Amministrazione la valutazione costante dell’adeguatezza dell’assetto organizzativo, contabile ed amministrativo, sia nel caso in cui siano stati nominati gli organi delegati e spetti agli stessi la concreta adozione dell’assetto organizzativo amministrativo e contabile e sia nel caso in cui l’adozione dello stesso sia gestita direttamente dal consiglio di amministrazione.

Si ritiene che il criterio di adeguatezza degli assetti non debba ritenersi soddisfatto con la loro istituzione, ma che debba essere svolta una costante attività di valutazione ed implementazione da parte del consiglio di amministrazione rispetto al funzionamento degli stessi assetti su cui insiste la vigilanza dell’organo di controllo, quando istituito.

Il sistema amministrativo contabile dovrebbe garantire strumenti e procedure idonee a consentire una corretta, completa, tempestiva ed attendibile rilevazione contabile e rappresentazione dei fatti di gestione. I sistemi contabili, quindi, dovrebbero essere in grado di elaborare budget e previsioni che tengano conto non solo della prospettiva economica, ma anche di quella finanziaria dell’attività dell’impresa.

L’assetto organizzativo dovrebbe presentare una struttura compatibile alle dimensioni dell’impresa, nonché alla natura ed alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale, e dovrebbe essere tale da rilevare tempestivamente gli indizi di crisi e di perdita della continuità aziendale e da consentire al consiglio di amministrazione una sollecita adozione delle misure più idonee alla sua rilevazione e alla sua composizione.

Un assetto organizzativo può ritenersi adeguato, come definito anche nel documento di ricerca del Consiglio Nazionale del Dottori Commercialisti e degli Esperti contabili del 7 luglio 2023 sugli assetti organizzativi, amministrativi e contabili, se, in relazione alle dimensioni ed alla complessità della società ed alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale:

• dà evidenza dell’organizzazione gerarchica;
• presenta un organigramma aziendale con chiara identificazione delle funzioni, dei compiti e delle linee di responsabilità;
• dà evidenza dell’attività decisionale e direttiva della società da parte dei soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri;
• include procedure che assicurino l’efficienza e l’efficacia della gestione dei rischi e del sistema di controllo, nonché la completezza, la tempestività, l’attendibilità e l’efficacia dei flussi informativi anche con riferimento alle società controllate;
• comprende procedure che assicurino la presenza di personale con adeguata professionalità e competenza a svolgere le funzioni assegnate e che garantiscano un ordinato e regolare andamento della gestione;
• preveda chiare direttive e procedure aziendali, il loro aggiornamento e la effettiva diffusione.

In sostanza l’obiettivo è quello di accertare l’esistenza di procedure interne all’organizzazione che risultino adeguate rispetto alle esigenze di business e di governance in termini sia di professionalità che di capacità di raggiungere gli obiettivi strategici e operativi, nonché regolamentare i flussi informativi tra organi e funzioni aziendali.

L’assetto amministrativo contabile risulta adeguato se permette:

• la completa, tempestiva ed attendibile rilevazione contabile e rappresentazione dei fatti di gestione;
• la produzione di informazioni valide e utili per le scelte di gestione e per la salvaguardia del patrimonio aziendale;
• la produzione di dati attendibili per la formazione del bilancio di esercizio.

Occorre rimarcare come la prima parte del secondo comma dell’art. 2086 del codice civile specifichi che grava sugli amministratori il dovere di istituire assetti adeguati anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi d’impresa e della perdita della continuità.

Il comma 3 dell’articolo 3 del Codice della crisi precisa che al fine di prevedere tempestivamente l’emersione della crisi d’impresa gli assetti, di cui si è detto, devono consentire di:

1. rilevare eventuali squilibri di carattere patrimoniale o economico-finanziario, rapportati alle specifiche caratteristiche dell’impresa e dell’attività imprenditoriale svolta dal debitore;
2. verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità aziendale almeno per i 12 mesi successivi e rilevare i segnali di cui al successivo comma 4;
3. ricavare le informazioni necessarie a utilizzare la lista di controllo particolareggiata ed effettuare il test pratico per la verifica della ragionevole perseguibilità del risanamento di cui all’articolo 13, comma 2 (test disponibile sulla piattaforma telematica nazionale).

Il successivo comma 4 prevede testualmente che costituiscono segnali di prevenzione di cui al comma 3:

1. l’esistenza di debiti per retribuzioni scaduti da almeno trenta giorni pari ad oltre la metà dell’ammontare complessivo mensile delle retribuzioni;
2. l’esistenza di debiti verso fornitori scaduta da almeno 90 giorni di ammontare superiore a quello dei debiti non scaduti;
3. l’esistenza di esposizioni nei confronti delle banche e degli intermediari finanziari che siano scadute da più di 60 giorni o che abbiano superato da almeno 60 giorni il limite degli affidamenti ottenuti in qualunque forma purché rappresentino complessivamente almeno il cinque per cento del totale delle esposizioni;
4. l’esistenza di una o più delle esposizioni debitorie previste dall’articolo 25 novies, comma uno. Si tratta di esposizioni debitorie verso creditori pubblici qualificati in presenza delle quali, gli stessi creditori pubblici sono tenuti ad attivarsi con la segnalazione al consiglio di amministrazione della società e al presidente dell’organo di controllo contenente l’invito alla presentazione dell’istanza di composizione negoziata della crisi.

E’ il caso di sottolineare come queste situazioni debitorie non costituiscano autonomi indici di sussistenza di una situazione di crisi, ma siano individuate quali elementi informativi specifici che dovrebbero permettere agli amministratori di verificare la sussistenza di una condizione di crisi all’interno della complessiva situazione della società.

Volendo, da ultimo, soffermarci sulle funzioni degli organi societari delle società di capitali, come già accennato, l’articolo 2381 del codice civile precisa che gli obblighi specifici di adozione, cura e valutazione ricadono sul consiglio di amministrazione della società, mentre l’articolo 2403 del codice civile demanda all’organo di controllo la vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ed in particolare sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società ed il suo corretto funzionamento.

L’obbligo di istituire un assetto organizzativo adeguato costituisce per gli amministratori un obbligo specifico, anche se a contenuto aperto, dal momento che gli amministratori si muovono all’interno di uno spazio di discrezionalità che, come già detto, fa riferimento alle disposizioni della scienza aziendalistica avendo però presente la necessità di circolazione delle informazioni che le procedure previste dagli assetti devono realizzare.

Con l’introduzione della composizione negoziata della crisi, le comunicazioni tra organo di controllo e consiglio di amministrazione, che deve attivarsi per la soluzione della condizione dell’eventuale squilibrio patrimoniale e/o economico finanziario quando ancora risulta ragionevolmente perseguibile il risanamento su segnalazione dell’organo di controllo, può essere valutato come assetto adeguato.

In questo modo il legislatore impone agli amministratori di tenere in debita considerazione la segnalazione dell’organo di controllo e di adottare le misure di reazione non solo in situazioni di crisi, ma anche in situazioni di squilibrio patrimoniale o economico-finanziario che rendono probabile una situazione di crisi, intervenendo dunque in anticipo rispetto a situazioni che potrebbero sfociare in future insolvenze. Sarà compito degli amministratori individuare l’istituto, anche ricorrendo a strumenti privatistici, o lo strumento di regolazione previsto nel Codice di Crisi d’Impresa che in modo appropriato potrà risolvere la situazione di rischio.

Questo indirizzo è confermato anche dalla scarsa giurisprudenza a disposizione che, pur considerando la mancata istituzione degli assetti una forma di grave irregolarità gestoria, ritiene che la scelta organizzativa risulti insindacabile nei limiti in cui sia razionale, non connotata da imprudenza e accompagnata da idonee verifiche.

Si ritiene infatti che:

• il non aver adottato alcuna misura organizzativa comporti una responsabilità del consiglio di amministrazione;
• l’assetto organizzativo adottato possa essere valutato nei limiti e secondo i criteri della proporzionalità e della ragionevolezza;
• si debba effettuare la verifica dell’assetto sulla base di una valutazione ora per allora, tenendo quindi conto delle informazioni conosciute o conoscibili, indipendentemente dai risultati concreti raggiunti;
• sia immune da responsabilità l’amministratore che abbia posto in essere interventi che successivamente non abbiano evitato la degenerazione della crisi, qualora gli stessi non risultassero manifestatamente irrazionali o ingiustificati.

  Francesco Agresti